PANDUAN TEKNIS
PANITIA KONFERENSI MAJELIS WAKIL CABANG
NAHDLATUL ULAMA (MWCNU)
DARI PERSIAPAN AWAL SAMPAI LAPORAN AKHIR
Pedoman kerja panitia, administrasi,
persidangan, pemilihan, perlengkapan, anggaran, dan evaluasi

Disusun sebagai
pedoman operasional panitia
Dapat disesuaikan dengan ketentuan organisasi NU dan arahan PCNU yang
berlaku.
PENGANTAR
Panduan ini disusun sebagai pegangan operasional panitia
Konferensi Majelis Wakil Cabang Nahdlatul Ulama (MWCNU), mulai dari pembentukan
panitia, perencanaan, persiapan administrasi dan perlengkapan, pelaksanaan
persidangan, proses pemilihan, hingga penyelesaian laporan dan arsip.
Panitia bertugas menyiapkan dan melayani jalannya
konferensi. Keputusan organisasi dan proses pemilihan harus dilaksanakan oleh
forum serta pihak yang berwenang sesuai AD/ART, peraturan perkumpulan,
ketentuan organisasi yang berlaku, tata tertib, dan arahan PCNU.
Rentang waktu, susunan seksi, anggaran, dan jadwal dalam
panduan ini merupakan contoh operasional. Penyesuaian perlu dilakukan
berdasarkan skala kegiatan, kemampuan panitia, dan ketentuan resmi yang
berlaku.
DAFTAR ISI
·
Bab I. Gambaran Umum
Tahapan Konferensi
·
Bab II. Struktur Panitia
dan Pembagian Tugas
·
Bab III. Dokumen
Administrasi dan Perlengkapan
·
Bab IV. Rencana Kerja H-60
sampai H+7
·
Bab V. Teknis Pelaksanaan
Hari Konferensi
·
Bab VI. Teknis Pemilihan
Rais Syuriyah dan Ketua Tanfidziyah
·
Bab VII. Penyusunan
Anggaran dan RAB
·
Bab VIII. Evaluasi dan
Penyelesaian Pekerjaan
·
Bab IX. Pengendalian Kerja
dan Koordinasi
·
Bab X. Hal yang Harus
Dikonfirmasi kepada PCNU
·
Lampiran A. Checklist
Dokumen
·
Lampiran B. Checklist
Pascakonferensi
·
Lampiran C. Format Ringkas
Laporan Akhir Panitia
BAB I. GAMBARAN UMUM TAHAPAN KONFERENSI
Konferensi MWCNU perlu dikelola melalui tahapan yang jelas
agar persiapan tertib, persidangan berjalan lancar, dokumen terjaga, dan
laporan dapat dipertanggungjawabkan.
|
Tahap |
Waktu contoh |
Pekerjaan utama |
|
1. Pembentukan dan perencanaan |
H-60 s.d. H-30 |
Pembentukan panitia, SK, tanggal dan tempat, koordinasi PCNU, anggaran,
serta rencana kegiatan. |
|
2. Administrasi dan persiapan teknis |
H-30 s.d. H-7 |
Undangan, pendataan peserta, mandat, laporan pengurus, materi sidang,
formulir, perlengkapan, konsumsi, dan akomodasi. |
|
3. Pemeriksaan akhir dan gladi |
H-7 s.d. H-1 |
Pemeriksaan ruangan, dokumen, peserta, sound system, petugas,
konsumsi, dan kesiapan pemilihan. |
|
4. Pelaksanaan konferensi |
Hari H |
Registrasi, pembukaan, verifikasi peserta, tata tertib, laporan,
program kerja, pemilihan, keputusan, dan penutupan. |
|
5. Penyelesaian dan pelaporan |
H+1 s.d. H+7 |
Berita acara, laporan keuangan, penyerahan dokumen, laporan kegiatan,
dan pengarsipan. |
BAB II. STRUKTUR PANITIA DAN PEMBAGIAN TUGAS
Susunan panitia ditetapkan melalui keputusan yang sah.
Struktur berikut dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan keputusan organisasi.
|
Jabatan/Seksi |
Tugas pokok |
|
Pelindung/Penasihat |
Memberikan arahan dan pertimbangan sesuai kewenangannya. |
|
Penanggung jawab |
Memastikan persiapan dan pelaksanaan sesuai keputusan dan ketentuan. |
|
Ketua panitia |
Memimpin pekerjaan panitia, membagi tugas, mengambil keputusan
operasional, dan mengoordinasikan seluruh seksi. |
|
Wakil ketua |
Membantu ketua dan mengoordinasikan seksi sesuai pembagian tugas. |
|
Sekretaris |
Mengelola surat-menyurat, dokumen, undangan, daftar peserta, notula,
berita acara, laporan, dan arsip. |
|
Bendahara |
Menyusun RAB, mencatat penerimaan dan pengeluaran, menyimpan bukti
transaksi, dan membuat laporan keuangan. |
|
Acara dan persidangan |
Menyusun susunan acara, jadwal, kebutuhan sidang, penugasan petugas,
dan dukungan teknis persidangan. |
|
Organisasi dan peserta |
Mendata undangan, delegasi, mandat, kelengkapan peserta, serta
menyiapkan rekap untuk pihak yang berwenang memverifikasi. |
|
Perlengkapan dan tempat |
Menyiapkan gedung, meja, kursi, pengeras suara, mikrofon, listrik,
penerangan, alat tulis, dan penataan ruangan. |
|
Konsumsi |
Menghitung kebutuhan konsumsi, memesan, menerima, mendistribusikan,
dan mengevaluasi penyediaan makanan serta minuman. |
|
Humas dan publikasi |
Mengelola komunikasi, undangan, informasi kegiatan, hubungan dengan
tamu, dan publikasi sesuai persetujuan. |
|
Penerima tamu dan registrasi |
Menyambut peserta, membantu pemeriksaan berkas, mencatat kehadiran,
dan memberikan tanda pengenal. |
|
Keamanan dan ketertiban |
Mengatur akses, parkir, ketertiban, dan koordinasi bantuan darurat. |
|
Dokumentasi |
Mendokumentasikan kegiatan melalui foto, video, dan pengumpulan
materi dokumentasi. |
|
Kebersihan dan kesehatan |
Menjaga kebersihan area kegiatan dan menyiapkan perlengkapan
pertolongan pertama. |
Catatan: Petugas administrasi pemilihan atau penghitungan
suara dapat ditugaskan secara khusus sesuai tata tertib. Panitia tidak
mengambil alih kewenangan pimpinan sidang atau forum konferensi.
BAB III. DOKUMEN ADMINISTRASI DAN PERLENGKAPAN
A. Dokumen administrasi
·
SK pembentukan panitia
sebagai dasar pelaksanaan tugas.
·
Surat koordinasi dengan
PCNU mengenai jadwal, arahan, dan persyaratan konferensi.
·
Surat pemberitahuan dan
undangan kepada pengurus, ranting, lembaga, badan otonom, dan pihak lain sesuai
ketentuan.
·
Daftar peserta dan formulir
registrasi yang memuat nama, jabatan, asal ranting, dan status kehadiran.
·
Formulir mandat dan lembar
pemeriksaan keabsahan delegasi serta hak peserta sesuai aturan.
·
Draf tata tertib konferensi
untuk dibahas dan ditetapkan oleh forum yang berwenang.
·
Laporan pertanggungjawaban
pengurus yang disiapkan oleh pengurus terkait.
·
Materi program kerja,
rekomendasi, dan bahan pembahasan.
·
Format notula, berita acara
sidang, dan daftar keputusan.
·
Dokumen pemilihan sesuai
mekanisme resmi, seperti formulir pencalonan, daftar pemilih, surat suara bila
digunakan, dan lembar rekapitulasi.
·
Dokumen penetapan hasil dan
dokumen pengesahan atau tindak lanjut jika dipersyaratkan.
·
Laporan kegiatan dan
keuangan serta dokumen pendukungnya.
B. Perlengkapan fisik
|
Kelompok |
Kebutuhan yang perlu
diperiksa |
|
Tempat dan fasilitas |
Gedung, meja pimpinan, kursi peserta, meja registrasi, podium,
pengeras suara, mikrofon cadangan, listrik, penerangan, kipas/AC, papan
petunjuk, toilet, dan tempat parkir. |
|
Administrasi |
Laptop, printer bila tersedia, kertas, map, pulpen, papan alas tulis,
daftar hadir, tanda pengenal, stempel bila diperlukan, map arsip, serta media
pencadangan dokumen digital. |
|
Persidangan |
Agenda sidang, bahan laporan, rancangan program, tata tertib, notula,
berita acara, alat tulis, dan perangkat presentasi jika diperlukan. |
|
Pemilihan |
Perlengkapan sesuai metode yang ditetapkan forum: daftar pemilih sah,
surat suara, kotak suara, bilik/area pemungutan, alat tulis, lembar
penghitungan, formulir keberatan, dan berita acara. |
|
Pelayanan peserta |
Konsumsi, air minum, tempat sampah, perlengkapan kebersihan, kotak
P3K, petugas pelayanan, dan petunjuk lokasi. |
Jumlah dan jenis perlengkapan harus ditentukan setelah
survei lokasi dan penghitungan peserta. Utamakan pemanfaatan inventaris yang
tersedia agar biaya lebih efisien.
BAB IV. RENCANA KERJA H-60 SAMPAI H+7
|
Waktu |
Pekerjaan utama |
Penanggung jawab |
|
H-60 s.d. H-45 |
Koordinasi dengan PCNU, pembentukan panitia, penentuan tanggal dan
tempat. |
Penanggung jawab dan ketua. |
|
H-45 s.d. H-30 |
Menyusun proposal, RAB, surat pemberitahuan, serta pendataan
kebutuhan. |
Ketua, sekretaris, bendahara. |
|
H-30 s.d. H-21 |
Mengirim undangan, mengumpulkan data peserta, dan meminta bahan
laporan pengurus. |
Sekretariat dan seksi peserta. |
|
H-21 s.d. H-14 |
Menyiapkan draf tata tertib, materi sidang, rancangan program, dan
formulir. |
Seksi persidangan dan organisasi. |
|
H-14 s.d. H-7 |
Memastikan kehadiran, gedung, konsumsi, perlengkapan, dan petugas. |
Seluruh koordinator seksi. |
|
H-7 s.d. H-3 |
Memeriksa mandat, menggandakan dokumen, mengonfirmasi narasumber dan
tamu. |
Sekretariat dan seksi peserta. |
|
H-2 s.d. H-1 |
Menata ruangan, memberi tanda meja, mengecek perangkat suara, dan
melakukan gladi petugas. |
Acara dan perlengkapan. |
|
Hari H |
Registrasi, pelayanan, persidangan, dokumentasi, dan pengamanan
dokumen. |
Seluruh panitia. |
|
H+1 s.d. H+3 |
Merapikan berita acara, merekap biaya, dan mengumpulkan berkas. |
Sekretaris dan bendahara. |
|
H+3 s.d. H+7 |
Menyelesaikan laporan, arsip, dan penyerahan hasil sesuai prosedur. |
Ketua dan sekretaris. |
Jadwal di atas merupakan contoh perencanaan kerja. Tenggat
dokumen resmi harus mengikuti instruksi PCNU dan ketentuan organisasi yang
berlaku.
BAB V. TEKNIS PELAKSANAAN HARI KONFERENSI
A. Contoh jadwal kegiatan satu hari
|
Waktu |
Kegiatan |
Petugas utama |
|
07.00–08.00 |
Persiapan akhir, pemeriksaan tempat, dokumen, dan perlengkapan. |
Seluruh koordinator. |
|
08.00–09.00 |
Registrasi peserta dan pemeriksaan berkas. |
Seksi peserta dan sekretariat. |
|
09.00–09.45 |
Pembukaan, pembacaan ayat suci Al-Qur’an, Indonesia Raya dan Ya Lal
Wathon sesuai susunan acara. |
Seksi acara. |
|
09.45–10.15 |
Sambutan dan pengarahan organisasi. |
Pimpinan acara. |
|
10.15–10.45 |
Pemeriksaan keabsahan peserta dan penetapan pimpinan sidang sementara
sesuai tata tertib. |
Petugas terkait dan forum. |
|
10.45–11.15 |
Pembahasan dan penetapan tata tertib. |
Forum konferensi. |
|
11.15–12.30 |
Penyampaian dan pembahasan laporan pertanggungjawaban. |
Pengurus dan peserta. |
|
12.30–13.15 |
Istirahat, salat, dan makan. |
Seksi konsumsi. |
|
13.15–14.15 |
Pembahasan program kerja, rekomendasi, dan keputusan organisasi. |
Forum konferensi. |
|
14.15–16.00 |
Sidang pemilihan dan penetapan hasil sesuai tata tertib. |
Pimpinan sidang dan petugas terkait. |
|
16.00–16.30 |
Pembacaan keputusan, penutupan, dan dokumentasi. |
Pimpinan sidang dan seksi acara. |
Jadwal merupakan contoh. Jika sidang atau pemilihan
memerlukan waktu lebih panjang, jadwal harus disesuaikan tanpa menghilangkan
tahapan yang diwajibkan.
B. Prosedur registrasi peserta
1.
Menyiapkan meja registrasi
berdasarkan kelompok atau asal ranting.
2.
Memeriksa undangan,
identitas, surat mandat, dan dokumen lain yang dipersyaratkan.
3.
Mencatat nama, asal
ranting, jabatan organisasi, waktu hadir, dan status kelengkapan berkas.
4.
Memberikan tanda pengenal
sesuai kategori peserta.
5.
Memisahkan berkas lengkap,
berkas yang perlu diklarifikasi, dan berkas yang belum memenuhi persyaratan.
6.
Menyerahkan rekap kepada
pihak yang berwenang memeriksa keabsahan peserta.
Penting: tanda hadir tidak otomatis memberikan hak suara.
Status peserta dan hak suara harus ditetapkan sesuai AD/ART, peraturan
perkumpulan, keputusan konferensi yang relevan, dan ketentuan PCNU yang
berlaku.
C. Prosedur persidangan
Seksi persidangan harus menyiapkan draf tata tertib, agenda
sidang, daftar peserta yang telah diverifikasi, bahan laporan
pertanggungjawaban, rancangan program kerja dan rekomendasi, lembar
usulan/pendapat/keberatan, serta format notula dan berita acara.
7.
Pembukaan sidang dan
pemeriksaan kuorum sesuai ketentuan.
8.
Penetapan pimpinan sidang
berdasarkan mekanisme yang berlaku.
9.
Pembahasan dan pengesahan
tata tertib.
10.
Penyampaian dan pembahasan
laporan pertanggungjawaban.
11.
Pembahasan program kerja
dan rekomendasi.
12.
Proses pemilihan pengurus
sesuai ketentuan organisasi.
13.
Perumusan, pembacaan, dan
pengesahan keputusan konferensi.
14.
Penutupan sidang dan
penyerahan dokumen hasil.
Panitia memfasilitasi jalannya kegiatan. Keputusan yang
menjadi kewenangan forum harus diputuskan oleh forum, bukan ditentukan sepihak
oleh ketua panitia.
BAB VI. TEKNIS PEMILIHAN RAIS SYURIYAH DAN KETUA TANFIDZIYAH
Proses pemilihan memerlukan perhatian khusus karena
mekanisme untuk Rais Syuriyah dan Ketua Tanfidziyah tidak boleh otomatis
disamakan. Panitia wajib memastikan dasar aturan yang berlaku sebelum
menyiapkan formulir atau menjalankan tahapan.
A. Sebelum konferensi
15.
Meminta arahan dan
ketentuan resmi dari PCNU.
16.
Memastikan tata cara
pemilihan Rais Syuriyah dan Ketua Tanfidziyah yang berlaku.
17.
Menyiapkan dokumen calon,
formulir, dan berita acara sesuai mekanisme resmi.
18.
Menyiapkan daftar peserta
yang berhak terlibat dalam proses terkait.
19.
Menugaskan petugas
administrasi dan perlengkapan pemilihan sesuai ketentuan.
20.
Menyiapkan pengamanan
dokumen, kerahasiaan suara jika menggunakan pemungutan suara rahasia, dan
penanganan keberatan.
B. Saat proses pemilihan
21.
Pimpinan sidang menjelaskan
mekanisme, tahapan, persyaratan, kewenangan, dan tata cara pengambilan
keputusan.
22.
Persyaratan dan pencalonan
diperiksa berdasarkan ketentuan yang berlaku, bukan semata-mata keputusan
panitia.
23.
Proses pemilihan
dilaksanakan mengikuti mekanisme yang sah, termasuk ketentuan khusus bagi
masing-masing jabatan jika berbeda.
24.
Petugas mencatat hasil
sesuai prosedur; pimpinan sidang memastikan proses dan hasil sesuai tata
tertib.
25.
Keberatan peserta dicatat
dan ditangani melalui mekanisme yang telah ditentukan.
26.
Keputusan dan berita acara
diselesaikan serta diserahkan kepada pihak yang berwenang.
Jangan menetapkan sendiri syarat calon, jumlah suara, ambang
kemenangan, tata cara pemilihan Rais Syuriyah, atau mekanisme pengesahan
apabila dasar aturannya belum dipastikan. Ketentuan harus diverifikasi melalui
dokumen resmi NU yang berlaku untuk konferensi tersebut.
C. Dokumen hasil pemilihan yang harus diamankan
·
Daftar peserta atau pemilih
yang telah disahkan sesuai ketentuan.
·
Dokumen pencalonan dan
pemeriksaan persyaratan.
·
Rekapitulasi hasil atau
dokumen hasil mekanisme pemilihan yang digunakan.
·
Catatan keberatan dan
penyelesaiannya, jika ada.
·
Berita acara proses dan
hasil pemilihan.
·
Keputusan forum mengenai
hasil konferensi.
·
Dokumen pengesahan atau
tindak lanjut dari PCNU jika dipersyaratkan.
Dokumen asli harus dijaga, diberi identitas yang jelas, dan
diserahkan kepada pihak yang berwenang. Panitia menyimpan salinan arsip sesuai
prosedur.
BAB VII. PENYUSUNAN ANGGARAN DAN RAB
Sebelum menetapkan anggaran, bendahara bersama ketua panitia
perlu menghitung jumlah peserta, lama kegiatan, lokasi, dan kebutuhan setiap
seksi.
|
No. |
Komponen |
Dasar perhitungan |
|
1 |
Administrasi dan surat-menyurat |
Cetak, fotokopi, map, dan pengiriman. |
|
2 |
Sewa gedung atau tempat |
Sesuai kebutuhan dan fasilitas. |
|
3 |
Meja, kursi, tenda, dan dekorasi |
Kekurangan fasilitas yang tersedia. |
|
4 |
Sound system dan listrik |
Sewa, operator, dan cadangan. |
|
5 |
Konsumsi peserta |
Jumlah orang dikalikan jumlah kali penyajian. |
|
6 |
Konsumsi tamu dan petugas |
Jumlah tamu dan petugas. |
|
7 |
Transportasi dan akomodasi |
Sesuai keputusan panitia. |
|
8 |
Perlengkapan sidang dan pemilihan |
Sesuai mekanisme yang ditetapkan. |
|
9 |
Dokumentasi dan publikasi |
Foto, video, spanduk, dan materi informasi. |
|
10 |
Kebersihan, keamanan, dan kesehatan |
Perlengkapan dan petugas. |
|
11 |
ATK dan perlengkapan sekretariat |
Kebutuhan seluruh seksi. |
|
12 |
Dana cadangan |
Berdasarkan persetujuan dan kemampuan anggaran. |
A. Format RAB kosong
|
No. |
Uraian kebutuhan |
Volume |
Satuan |
Harga satuan (Rp) |
Jumlah (Rp) |
|
1 |
Administrasi dan surat-menyurat |
|
|
|
|
|
2 |
Gedung dan fasilitas |
|
|
|
|
|
3 |
Perlengkapan dan dekorasi |
|
|
|
|
|
4 |
Sound system dan listrik |
|
|
|
|
|
5 |
Konsumsi |
|
|
|
|
|
6 |
Transportasi/akomodasi |
|
|
|
|
|
7 |
Perlengkapan sidang/pemilihan |
|
|
|
|
|
8 |
Dokumentasi dan publikasi |
|
|
|
|
|
9 |
Keamanan, kebersihan, kesehatan |
|
|
|
|
|
10 |
Lain-lain sesuai persetujuan |
|
|
|
|
|
|
SUBTOTAL |
|
|
|
|
|
|
Dana cadangan (jika disetujui) |
|
|
|
|
|
|
TOTAL ANGGARAN |
|
|
|
|
Sumber dana, penerimaan, dan pengeluaran harus dicatat
secara transparan, disertai bukti transaksi dan persetujuan sesuai mekanisme
internal panitia. Penggunaan dana harus sesuai tujuan dan anggaran yang
disepakati.
BAB VIII. EVALUASI DAN PENYELESAIAN PEKERJAAN
Tugas panitia belum selesai saat acara ditutup. Penyelesaian
administrasi, laporan, dan serah terima dokumen merupakan bagian dari tanggung
jawab panitia.
·
☐ Mengumpulkan seluruh
notula dan berita acara persidangan.
·
☐ Memastikan dokumen
keputusan dan hasil pemilihan lengkap.
·
☐ Mengumpulkan daftar hadir
serta dokumen registrasi dan mandat.
·
☐ Menyelesaikan laporan
penerimaan dan pengeluaran dana.
·
☐ Mengembalikan barang
sewaan dan inventaris.
·
☐ Membersihkan dan
mengembalikan tempat kegiatan.
·
☐ Menyusun laporan akhir
kegiatan beserta dokumentasi.
·
☐ Menyerahkan hasil
konferensi kepada PCNU sesuai prosedur.
·
☐ Mengarsipkan dokumen
fisik dan digital.
·
☐ Mengadakan evaluasi
internal untuk perbaikan kegiatan berikutnya.
A. Format laporan akhir panitia
27.
Pendahuluan dan dasar
pelaksanaan.
28.
Maksud dan tujuan
konferensi.
29.
Waktu dan tempat
pelaksanaan.
30.
Susunan panitia.
31.
Tahapan persiapan dan
pelaksanaan.
32.
Jumlah peserta yang hadir.
33.
Ringkasan jalannya
konferensi.
34.
Daftar keputusan dan
dokumen hasil yang diserahkan.
35.
Laporan penerimaan dan
pengeluaran keuangan.
36.
Evaluasi, kendala, dan
rekomendasi.
37.
Lampiran surat, daftar
hadir, berita acara, dokumentasi, dan bukti keuangan yang relevan.
BAB IX. PENGENDALIAN KERJA DAN KOORDINASI
Agar tidak terjadi tumpang tindih, setiap seksi perlu
memiliki koordinator, daftar tugas tertulis, tenggat waktu, dan laporan
perkembangan.
|
Momen koordinasi |
Pokok pembahasan |
|
Rapat pertama |
Menetapkan tugas, jadwal, kebutuhan, anggaran, dan jalur komunikasi. |
|
Rapat kedua |
Mengevaluasi undangan, dokumen, peserta, dan kesiapan setiap seksi. |
|
Rapat teknis terakhir |
Memeriksa seluruh kebutuhan, menyelesaikan kekurangan, dan menetapkan
petugas pengganti. |
|
Briefing hari H |
Menjelaskan alur kerja, pembagian tugas, jalur komunikasi, dan
prosedur keadaan darurat. |
|
Evaluasi akhir |
Mencatat pekerjaan yang selesai, kekurangan, tindak lanjut, dan
pelajaran untuk kegiatan berikutnya. |
Ketua panitia meminta laporan berkala dari setiap
koordinator. Kendala yang memengaruhi jadwal, anggaran, kelengkapan dokumen,
atau ketertiban harus segera dilaporkan dan ditangani melalui koordinasi.
BAB X. HAL YANG HARUS DIKONFIRMASI KEPADA PCNU
Sebelum panduan ini ditetapkan sebagai juknis resmi, panitia
perlu memastikan:
·
Dasar hukum dan ketentuan
organisasi yang berlaku untuk konferensi.
·
Persyaratan peserta,
delegasi, mandat, dan kuorum.
·
Mekanisme pemilihan Rais
Syuriyah dan Ketua Tanfidziyah.
·
Persyaratan calon dan
prosedur penetapan hasil.
·
Tata cara pengesahan hasil
konferensi.
·
Format laporan, berita
acara, dan dokumen yang harus diserahkan.
Panduan ini merupakan kerangka operasional panitia, bukan
pengganti peraturan resmi organisasi. Ketentuan yang berlaku harus diperiksa
melalui dokumen resmi NU dan arahan PCNU Lampung Tengah sebelum digunakan.
LAMPIRAN A. CHECKLIST DOKUMEN
|
No. |
Dokumen |
Status |
Catatan |
|
1 |
SK pembentukan panitia |
☐ Siap / ☐ Belum |
|
|
2 |
Surat koordinasi dengan PCNU |
☐ Siap / ☐ Belum |
|
|
3 |
Surat pemberitahuan dan undangan |
☐ Siap / ☐ Belum |
|
|
4 |
Daftar peserta dan formulir registrasi |
☐ Siap / ☐ Belum |
|
|
5 |
Formulir mandat dan pemeriksaan keabsahan |
☐ Siap / ☐ Belum |
|
|
6 |
Draf tata tertib konferensi |
☐ Siap / ☐ Belum |
|
|
7 |
Laporan pertanggungjawaban pengurus |
☐ Siap / ☐ Belum |
|
|
8 |
Materi program kerja dan rekomendasi |
☐ Siap / ☐ Belum |
|
|
9 |
Format notula dan berita acara |
☐ Siap / ☐ Belum |
|
|
10 |
Dokumen pemilihan sesuai ketentuan |
☐ Siap / ☐ Belum |
|
|
11 |
Dokumen penetapan hasil |
☐ Siap / ☐ Belum |
|
|
12 |
Laporan kegiatan dan keuangan |
☐ Siap / ☐ Belum |
|
LAMPIRAN B. CHECKLIST PASCACONFERENSI
|
No. |
Pekerjaan |
Status |
Catatan |
|
1 |
Mengumpulkan notula dan berita acara persidangan. |
☐ Selesai / ☐ Belum |
|
|
2 |
Memastikan dokumen keputusan dan hasil pemilihan lengkap. |
☐ Selesai / ☐ Belum |
|
|
3 |
Mengumpulkan daftar hadir, registrasi, dan mandat. |
☐ Selesai / ☐ Belum |
|
|
4 |
Menyelesaikan laporan penerimaan dan pengeluaran dana. |
☐ Selesai / ☐ Belum |
|
|
5 |
Mengembalikan barang sewaan dan inventaris. |
☐ Selesai / ☐ Belum |
|
|
6 |
Membersihkan dan mengembalikan tempat kegiatan. |
☐ Selesai / ☐ Belum |
|
|
7 |
Menyusun laporan akhir dan dokumentasi. |
☐ Selesai / ☐ Belum |
|
|
8 |
Menyerahkan hasil konferensi sesuai prosedur. |
☐ Selesai / ☐ Belum |
|
|
9 |
Mengarsipkan dokumen fisik dan digital. |
☐ Selesai / ☐ Belum |
|
|
10 |
Mengadakan evaluasi internal. |
☐ Selesai / ☐ Belum |
|
LAMPIRAN C. FORMAT RINGKAS LAPORAN AKHIR PANITIA
Nama kegiatan: Konferensi MWCNU
........................................................
Tempat: ........................................................................................................
Hari/tanggal:
.................................................................................................
A. Pendahuluan dan dasar pelaksanaan
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
B. Pelaksanaan kegiatan
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
C. Jumlah peserta dan ringkasan hasil konferensi
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
D. Ringkasan keuangan
Total penerimaan: Rp
........................................................
Total pengeluaran: Rp
.......................................................
Saldo akhir: Rp ................................................................
E. Evaluasi dan rekomendasi
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
F. Lampiran
☐ Surat dan undangan
☐ Daftar hadir ☐ Berita
acara ☐ Keputusan ☐ Dokumentasi ☐ Bukti keuangan
............................,
............................
Ketua Panitia, Sekretaris,
(................................)
(................................)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar